Gevinstrapport EPJ-løftet - Modul for Meldingsovervåking

Oppdateres kontinuerlig

Denne gevinstrealiseringsrapporten beskriver:

  • Formål og metode for gevinstrealisering: Generelt om formål og metode for gevinstrealiseringen.
  • Kartlagte gevinster: Viktige effekter man ønsker å oppnå som følge av funksjonen.
  • Bakgrunn fra kontorene: Oversikt som viser legekontorenes status på feilmeldinger.
  • Utbredelse og bruk: Beskrivelse av hvilke systemer som har gjort funksjonen tilgjengelig og bruken av disse.
  • Resultater fra evaluering: Resultater fra undersøkelsene som er gjort.
  • Oppsummering: En kort oppsummering av funnene.

Kilder:

FORMÅL

EPJ-løftet er et samarbeid mellom Legeforeningen og HOD der Direktoratet for e-helse er utpekt av partene til å være prosjekteier. Programmet er behovsdrevet og dets formål er å heve kvaliteten på dagens elektroniske pasientjournaler gjennom å bidra til utvikling av IKT-verktøy. Programmets mål er å bidra til å:

  • Skape pasientens helsetjeneste og ivareta pasientsikkerhet
  • Sikre kvalitet i pasientbehandlingen
  • Understøtte samhandling og informasjonsformidling mellom aktører i sektoren
  • Understøtte mer effektiv ressursbruk

Sammen gjør myndigheter, leverandører og brukerne et felles løft for at pasientjournalsystemene skal bli bedre.

I november 2016 ble arbeidet rundt gevinststyring og gevinstrealisering i EPJ-løftet startet opp. Det ble i løpet av de påfølgende månedene utarbeidet metodikk og verktøy tilpasset EPJ-løftet, samt utlyst anbud på helsefaglig rådgivning, herunder bistand til å identifisere, evaluere, beregne, dokumentere og rapportere på gevinster. SKIL ble valgt som leverandør og har i tett samarbeid med EPJ-løftet utført gevinstarbeidet.

 

METODE

Metodikken som er etablert for EPJ-løftet er basert på Veileder for gevinstrealisering fra Direktoratet for økonomistyring, samt KommITs Gevinstkokebok. Standardkostmodellen har vært grunnlag for prinsipper om utvelgelse av utvalg for målinger. Samtidig som metodikken er basert på rammeverkene over, har det vært stort fokus på å tilpasse aktiviteter og verktøy til behovene i EPJ-løftet på en pragmatisk måte.

Overordnet har det også vært fokus på å tilpasse ordbruk og språk til ulike mottakere, og jobbe målrettet mot å etablere en kultur for å forstå og inkludere gevinstrealisering i arbeidet med initiativene, også i prosjektorganisasjon, men hovedsakelig i linje (her SKIL og brukerne).

Gevinstene knyttet til prosjektet er blitt kartlagt gjennom Gevinstrealiseringsworkshop i samarbeid med brukerrepresentantene.

Gevinstene kategoriseres først til 1 av 4 grupper i samsvar med hovedmålene med EPJ-løftet:

  • Pasientsikkerhet
  • Kvalitet
  • Effektivitet
  • Samhandling

Deretter prioriteres gevinstene mellom 1-5 ut fra hvor ofte funksjonen kom til å bli brukt (omfang) og hvor stor effekt funksjonen ville ha i det enkelte tilfellet (betydning).

Deretter vurderes hvem som har nytte av den aktuelle gevinsten (interessenter):

  • Pasient
  • Fastlege
  • Helsesekretær
  • Legekontor
  • Samfunn
Til slutt vurderes i hvordan den aktuelle gevinsten skal kartlegges. Kartleggingen skal fortrinnsvis starte før funksjonaliteten innføres (nullmålinger). For samstemmingsmodulen for legemidler ble gevinstarbeidet imidlertid påbegynt etter at funksjonen allerede var breddet og nullmålinger er dermed ikke tilgjengelig.

Tabellen under viser en oversikt over de kartlagte effektene knyttet til meldingsovervåking.

Effekt Effektområde Prioritet Interessent Målt
Meldinger som ikke kommer fram/feil blir håndtert Pasientsikkerhet 4 Pasient, Fastlege Spørreskjema
Korter ned tid knyttet til å oppdage meldinger som har feilet Pasientsikkerhet 5 Pasient, Fastlege Spørreskjema
Reduserer tidsbruk knyttet til å følge opp meldinger som feiler/lage rutiner for å følge opp feilede meldinger Effektivitet 5 Fastlege, Helsesekretær, Legekontor Spørreskjema
Økt trygghet hos fastlegefor at henvisning har kommet fram Kvalitet 5 Fastlege Spørreskjema

Kilde 1: Spørreundersøkelse på legekontor.
Spørreundersøkelsen ble publisert juni 2017 og er fortsatt åpen.

Indikator 1.1: Har deres kontor laget rutiner for å følge opp feilmeldinger i det elektroniske meldingssystemet?

Indikator 1.2: Angi ca. hvor mange feilmeldinger kontoret har fått hver dag den siste måneden.

Indikator 1.3: Har dere spesifikke rutiner for å sjekke om utgående meldinger (eks. henvisninger) har mottatt applikasjonskvittering?

Indikator 1.4: Angi ca. hvor mange utgående meldinger som har manglet applikasjonskvittering den siste måneden.

Indikator 1.5: Hvor mange minutter mener du kontoret bruker PER DAG på å følge opp avvik i meldingsutvekslingen?

Kilde 2: Nærmere kartlegging på legekontor
Utført hos utvalgte legekontor i perioden juni – oktober 2017.

Indikator 2.1: Hvor mange minutter brukte dere på å sjekke meldinger i dag?

Indikator 2.2: Antall feilmeldinger i systemet i dag:

Indikator 2.3: Antall utgående meldinger (> 3 dager gamle) uten mottatt applikasjonskvittering:

Status utvikling EPJ-leverandører

Infodoc Plenario: Ferdig breddet

System X: Planlegges ikke

CGM Allmenn: Under pilotering

Aspit: Planlegges ikke

Bruk på legekontorene

Kilde 1: Spørreundersøkelse på legekontor.
Spørreundersøkelsen ble publisert juni 2017 og er fortsatt åpen.

Indikator 1.6: Har dere fått innebygget funksjon for automatisk overvåking av innkommende og utgående meldinger fra deres journalsystem?

Indikator 1.7: Hvor lenge har dere hatt innebygget funksjon?

Kilde 1: Spørreundersøkelse på legekontor.
Spørreundersøkelsen ble publisert juni 2017 og er fortsatt åpen.

Indikator 1.8: Hvor mange minutter antar du at dere sparer daglig på å ha automatisk overvåking av innkommende og utgående meldinger fra deres journalsystem?

Indikator 1.9: Oppdager dere flere avvik i utgående meldinger som mangler applikasjonskvittering fra mottaker enn før dere fikk denne funksjonen?

Indikator 1.10: I hvilken grad opplever du deg trygg på at sendte elektroniske meldinger kommer frem til mottaker?