Ressurs for veiledningsgrupper

Innledning

På denne siden finner du forslag til organisering av et gruppemøte i kvalitetsarbeid. Hovedformålet med møtet er å gi deltakerne erfaring med å tolke data fra egen praksis, identifisere forbedringspotensial og planlegge forbedringsarbeid. Formålet med møtet er å reflektere over hvordan man kan gjennomføre systematisk kvalitetsarbeid i egen praksis.

Etter å ha gjennomført gruppemøtet skal deltakerne kunne:

  • Ha oversikt over hvor man finner data om praksis til kvalitetskontroll.
  • Kunne vurdere om avvik i data skyldes tekniske forhold, naturlig variasjon eller uønsket variasjon. Spesielt er det viktig å forstå at data og indikatorer i seg selv aldri er en fasit på den reelle kvaliteten i praksis.
  • Som følge av kvalitetskontroll sette seg mål for kvalitetsarbeid, identifisere og planlegge tiltak i egen praksis.
  • Vite hvilke tilbud som finnes i Norge knyttet til praktisk kvalitetarbeid i praksis.
Praktisk gjennomføring av gruppemøtet om kvalitetsarbeid
  1. Send ut informasjon om forberedelse til deltakerne. Som en forberedelse skal deltakerne ha med data fra praksis. Se forslag til ulike datakilder under «Datakilder» og mal for forberedelsesmail til deltakerne.
  2. Under gruppemøtet går dere inn på arbeidsarket som dere finner lenke til på denne siden – alle på gruppen må altså gå inn på denne siden og klikke på lenken for å åpne arbeidsarket.
  3. Arbeidsarket inneholder både en kjøreplan for møtet og refleksjonsoppgaver underveis. Hovedmålet med arbeidsarket er å:
    1. Diskutere årsaker til variasjon mellom deltakernes data (se mer under «Å tolke variasjon»).
    2. Identifisere forbedringspotensial og benytte forbedringsmodellen for å planlegge et kvalitetsprosjekt (se mer under «forbedringsmodellen»).
    3. Planlegge i hvilke fora/arenaer det er mulig å følge opp kvalitetsarbeidet (se mer under «arenaer for kvalitetsarbeid»).
Datakilder

Målet med data fra praksis er å få kvalitetskontroll, eller en oversikt over hvor man står. Ofte vil slike data avdekke forbedringspotensial, men det er også viktig å vite hvordan man tolker data. Data vil aldri vil være fasit på god kvalitet, og man skal unngå å benytte data for å vurdere hvem som har den beste praksisen. Les mer om dette under «tolkning av data».

Her er noen forslag til datakilder, og dere kan selvsagt benytte andre dersom dere ønsker det. Dessverre er det få lett tilgjengelige kilder til data om enkeltpraksiser foreløpig. Denne siden vil oppdateres etter hvert som flere datakilder blir tilgjengelige.

For hver datakilde er det laget et forslag til forberedelsesskjema som kan sendes til deltakerne.

Statistikkverktøy for sykmeldere

Statistikkverktøyet for sykmeldere finnes her: https://www.nav.no/no/nav-og-samfunn/statistikk/sykefravar-statistikk/relatert-informasjon/statistikkverktoy-for-sykmeldere

Verktøyet gir oversikt over sykmeldingspraksis sammenlignet med egen kommune og landsgjennomsnittet. Det gir en oversikt både over sykmeldingslengde, vanligste sykmeldingsdiagnoser, andel graderte sykmeldinger og hvor ofte felt til arbeidsgiver og NAV benyttes. Vi foreslår å se spesielt på følgende data

  • gjennomsnittlig varighet
  • andel graderte sykmeldinger
  • andel sykmeldinger med tilbakemelding til arbeidsgiver.

Sykmeldingsdata er i aller høyeste grad en datakilde hvor det er naturlig og skal være en del variasjoner, og at det ikke er «om å gjøre» å sykemelde minst mulig. Derfor egner disse dataene seg godt for å oppfylle læringsmålene. Det viser seg også at mange blir inspirerte til å endre praksis.

 

Oppgjørsrapport fra Helfo med takstbruk

Oppgjørsrapporten sendes for de aller fleste på epost.

Oppgjørsrapporten fra Helfo gir en tilbakemelding om takstbruk siste 3 måneder sammenlignet med landsgjennomsnittet. Takstbruk er i utgangspunktet et finansieringssystem og ikke en måte å måle kvalitet på. Gjennom årene har det vært foreslått takster for å fremme god praksis, som legemiddelgjennomgang, samtaleterapi og røykeavvenning. Samtidig er det mange faktorer som spiller inn, for eksempel vil man ikke ta takst for legemiddelgjennomgang på konsultasjoner over som varer over 20 minutter (da lønner det seg å ta tidstaksten).

Vi foreslår å se spesifikt på følgende takster:

  • Takst 2ld (legemiddelgjennomgang)
  • Takst 1j (kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten)
  • Takst 660 (årlig undersøkelse av pasienter med demens, utviklingshemming og psykose). Merk at denne taksten tas svært lite – til tross for at den kan kombineres med tidstakst.
Tolkning av variasjon

En sentral del av kvalitetsarbeidet er å forstå og kunne tolke data fra egen praksis. Spesielt er det viktig å kunne forholde seg til variasjon. Variasjon fremstilles ofte som uønsket, selv om det ikke alltid er tilfelle.

Det er tre hovedårsaker til variasjon:

Teknisk årsak

Teknisk årsak henger sammen med uthenting og presentasjon av data, og har ikke noe med den medisinske behandlingen å gjøre. Eksempler kan være direkte feil i uttrekk, som feilkoblinger mellom uttrekksprogramvare og journalsystemet. Det kan også skyldes at  eller at man koder på en ulike måte. For eksempel takster viral luftveisinfeksjon som R74 ØLI, kan det hende noen bruker koden A77 Virussykdom IKA.

Naturlig variasjon

Naturlig variasjon skyldes ulike lokale forhold som varierer mellom leger og kommuner. Naturlig variasjon kan godt kalles ønsket variasjon. For eksempel er det naturlig at en fastlege med mange eldre over prensjonsalder skriver færre sykmeldinger. Det er også naturlig at en lege som har mange unge på sin liste sjeldnere tar takster for legemiddelgjennomgang og årskontroll for pasienter med demens, utviklingshemming og psykoser.

Unaturlig (uønsket) variasjon

Dersom variasjon ikke kan forklares av tekniske årsaker eller naturlig variasjon, kan det dreie seg om unaturlig variasjon, som også kalles uønsket variasjon. Det er denne variasjonen som kan være grunnlag for forbedring. Neste trinn er å benytte forbedringsmodellen for å planlegge den praktiske forbedringen.

Informasjon om forbedringsmodellen

Forbedringsmodellen (Model For Improvement) ble opprinnelig utviklet av Associates in Process Improvement og benyttes også mye i kvalitetsforbedring i Norge. Den består av 3 spørsmål som benyttes til planlegging av kvalitetsarbeidet, og PDSA-sirkelen for å teste tiltak i liten skala.

De tre spørsmålene er:

  1. Hva ønsker vi å oppnå (mål)?
  2. Hvordan vet vi at en endring er en forbedring (målinger)?
  3. Hvilke endringer kan iverksettes for å skape en forbedring (tiltak/idéer)?

PDSA står for:

P – Plan: planlegg tiltaket.

D – Do: gjennomfør tiltaket og noter hva som skjer.

S – Study: vurder effekten av tiltaket.

A – Act: bestem deg for å videreføre, endre eller forkaste tiltaket.

Det er utenfor rammen å gå gjennom hele forbedringsmodellen i detalj på et veiledningsgruppemøte. Det er likevel nyttig å presentere modellen og arbeidsarket leder deltakerne spesielt inn på spørsmål 1 og 3, altså mål og tiltak. Vi regner med at målingene vil være knyttet til datakildene som tas med til møtet. Å utvikle egne målinger (og ikke minst – innhente målingene) er utenfor rammen av et gruppemøte.

Gjennom arbeidsarket vil deltakerne få trening i forbedringsmodellen og mulighet til å planlegge et bestemt tiltak videre.

Mal: Forberedelsesmail til deltakerne - Sykmeldingspraksis

Forberedelse til gruppemøte om kvalitetsarbeid

På det neste møtet er tema praktisk kvalitetsarbeid i praksis. Vi vil bruke møtet til å vurdere data fra praksis, diskutere variasjon og gå gjennom verkøyet Forbedringsmodellen.

Til dette møtet er det viktig at alle forbereder egne data, fordi det danner grunnlaget for hele møtet. Spesielt vil vi gå gjennom hvorvidt avvik i data skyldes tekniske forhold, naturlig variasjon eller unaturlig variasjon. Spesielt er det viktig å forstå at data og indikatorer i seg selv aldri er en fasit på den reelle kvaliteten i praksis. Som følge av vurdering av data vil vi se på hvordan vi kan sette oss mål for kvalitetsarbeidet og planlegge tiltak for egen praksis.

Datakilden vi bruker på møtet vil være Statistikkverktøy for Sykmeldere, som alle kan logge seg på her:

Logg inn på Statistikkvertøy for sykmeldere (lenke).  (Krever Buypass | BankID | BankID på mobil)

På første side etter innlogging får du opp:

  • Gjennomsnittlig varighet på sykefraværstilfellene dine (2. kvartal 2020) – noter dette tallet under

Vi ønsker også å finne andel graderte sykmeldinger siste kvartal og andel sykmeldinger med tilbakemelding til arbeidsgiver siste kvartal.

  • Andel graderte sykmeldinger siste kvartal: Gå inn på menyen “Se din statistikk” –> “Gradering av sykefraværstilfeller” . Noter tallet som står under ” Andel graderte tilfeller%” (Sum). NB! Det svarte tallet er din praksis.
  • Tilbakemelding til arbeidsgiver: Gå inn på menyen “Se din statistikk” –>  “Tilbakemelding til NAV og arbeidsgiver”. Scroll ned til  tabellen “Tilbakemelding til arbeidsgiver”. Noter tallet under “Andel tilbakemelding til arbeidsgiver”. NB! Det svarte tallet er din praksis.

 

Utfylling:

Gjennomsnittlig varighet på sykefraværstilfellene  _____ __________

 

Andel graderte sykmeldinger siste kvartal               ________________

 

Tilbakemelding til arbeidsgiver                                 _________________

Mal: Forberedelsesmail til deltakerne - Takstrapport

Forberedelse til gruppemøte om kvalitetsarbeid

På det neste møtet er tema praktisk kvalitetsarbeid i praksis. Vi vil bruke møtet til å vurdere data fra praksis, diskutere variasjon og gå gjennom verkøyet Forbedringsmodellen.

Til dette møtet er det viktig at alle forbereder egne data, fordi det danner grunnlaget for hele møtet. Spesielt vil vi gå gjennom hvorvidt avvik i data skyldes tekniske forhold, naturlig variasjon eller unaturlig variasjon. Spesielt er det viktig å forstå at data og indikatorer i seg selv aldri er en fasit på den reelle kvaliteten i praksis. Som følge av vurdering av data vil vi se på hvordan vi kan sette oss mål for kvalitetsarbeidet og planlegge tiltak for egen praksis.

Datakilden vi bruker på møtet vil være takstrapport fra Helfo.

Finn frem siste takstrapport fra Helfo som du har mottatt på mail.

Gå ned til tabellen hvor du finner alle takstene, og noter følgende (merk at du skal bruke data fra prosentvis bruk forrige kvartal):

Prosentvis bruk forrige kvartal:

(dersom du ikke har tatt taksten – noter 0)

 

Takst 1j     : _______%

 

Takst 2ld   :________%

 

Takst 701a:________%

 

Takst 660  :________%

Vil du vite mer?

For mer informasjon om kvalitetsarbeid, vises til:

pexels-torsten-dettlaff-193004 (1)
Arbeidsark

Følg denne lenken for å komme til arbeidsarket som benyttes på gruppemøtet.